à€ qui s’accorde l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique est un montant forfaitaire, couvrant les frais d’utilisation d’un véhicule appartenant à un particulier (automobile, motocyclette, cyclomoteur, vélo, etc.), dans le cadre des besoins de l’exercice professionnel. En tant qu’employeur, il vous revient de rembourser votre collaborateur selon un barème d’indemnité kilométrique établi par l’administration fiscale.

Dans quels cas bénéficie-t-on d’indemnités kilométriques ?

L’indemnité kilométrique s’accorde à tout le monde, peu importe votre ancienneté dans l’entreprise ou votre statut. Ces indemnités peuvent même être perçues par les dirigeants, en dehors des associés qui n’ont aucune fonction officielle. Le remboursement des frais kilométriques prend en compte, les dépenses liées à l’acquisition ou la location du véhicule, l’achat d’option intégrée de manière durable, les frais de mise à disposition et de mise en circulation, l’entretien et la réparation, le carburant ainsi que l’assurance du véhicule. Pour en bénéficier, le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise, les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel et les frais y afférents dûment prouvés par le justificatif de frais mettant en évidence l’objet du déplacement, la date, le nom du client concerné, le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Précisons que le remboursement frais kilométrique s’applique pour les trajets de votre domicile au travail, sauf s’il y a exception, et ne s’applique pas dans le cas où vous n’êtes pas le propriétaire figurant sur la carte grise du véhicule utilisé, ou encore si vous bénéficiez d’un véhicule de fonction.

Le calcul des indemnités kilométriques

L’administration fiscale établie chaque année, un barème impot auquel il faut se référer pour calculer le montant des indemnités kilométriques. En France, ce barème est fourni par un arrêté chaque année vers le mois de mars, par le ministre chargé du budget. Le barème va utiliser deux critères pour déterminer le frais réel d’utilisation du véhicule. Il s’agit d’une part, de la puissance fiscale du véhicule (exprimé en cv), qui permet d’évaluer forfaitairement les frais de mise à disposition ainsi que les coûts liés à la maintenance et au carburant. D’autre part, la distance effectuée annuellement avec le véhicule dans un contexte professionnel, permet de calculer le montant de l’indemnité kilométrique, mais également d’évaluer l’amortissement du véhicule et de le répartir. La puissance fiscale dépend du type de véhicule. Ainsi, pour ceux qui sont jugés plus coûteux à l’achat, en entretien et en consommation de carburant, la puissance fiscale est plus élevée rendant ainsi leur barème par kilomètre parcouru, plus important. Aussi, moins vous parcourez de distance à titre professionnel, plus le montant déductible par kilomètre sera élevé dans le but d’amortir le coût d’acquisition du véhicule.

Les avantages et les limites de l’indemnité kilométrique

Le montant de l’indemnité kilométrique est destiné à rembourser l’usage d’un véhicule personnel, utilisé dans le cadre professionnel. Dans les faits, on reçoit une somme forfaitaire qui n’est pas basée sur des dépenses réelles. Que le véhicule utilisé soit neuf ou ancien, amorti ou non, le montant par kilomètre est le même pour une distance donnée et une puissance fiscale déterminée. L’indemnité kilométrique est donc avantageuse sur des véhicules déjà amortis, qui ont une puissance fiscale élevée et moins intéressante pour des véhicules neufs de puissance fiscale faible. Enfin, entre véhicule de société et indemnité kilométrique, la différence se situe au niveau de la distance parcourue annuellement. Préférer l’indemnité kilométrique pour les distances importantes et un véhicule de société pour les faibles distances, permet de rentabiliser au maximum le véhicule professionnel.